TAKE HOME : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

JAwaban No.1.

1.A. Pengembangan Sofware :

Metode-metode pengembangan perangkat lunak (software) yang ada pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode fungsi/data (function data methods) dan metode berorientasi objek (object-oriented methods). Pada intinya, metode fungsi/data memberlakukan fungsi dan data secara terpisah. Metode berorientasi objek memberlakukan fungsi dan data secara ketat sebagai satu kesatuan.

Metode fungsi/data membedakan fungsi dan data. Fungsi, pada prinsipnya, adalah aktif dan memiliki perilaku, sedangkan data adalah pemegang informasi pasif yang dipengaruhi oleh fungsi. Sistem biasanya dipilah menurut fungsi, di mana data dikirim di antara fungsi-fungsi tersebut. Fungsi kemudian dipilah lebih lanjut dan akhirnya diubah menjadi kode sumber (program komputer).

Sistem yang dikembangkan dengan metode fungsi/data sering sulit pemeliharaannya. Problem utama dengan metode fungsi/data adalah bahwa seluruh fungsi harus paham bagaimana data disimpan. Dengan kata lain, fungsi harus paham data strukturnya. Seringkali, dalam hal-hal tertentu, tipe data yang berbeda memiliki format data yang sangat berbeda. Problem lain dalam metode fungsi/data adalah bahwa manusia secara alami tidak berfikir secara terstruktur. Dalam kenyataannya, spesifikasi kebutuhan biasanya diformulasikan dalam bahasa manusia.

Metode berorientasi-objek mencoba menstrukturkan sistem dari item-item yang ada dalam domain masalah. Metode ini biasanya sangat stabil dan perubahannya sangat sedikit. Perubahan yang terjadi biasanya mempengaruhi hanya satu atau sedikit hal tertentu, yang artinya perubahan yang dibuat hanya terjadi secara lokal di sistem.

No. 1.B. Pengembangan Sistem :

  • Pengertian Pengembangan Sistem

Pengembangan system (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

  1. 1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa :

  1. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam system yang lama menyebabkan system yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa :

–          Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

–          Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.

–          Tidak efisiensinya operasi.

–          Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.

  1. Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya system yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan system yang lama tidak efektif lagi, sehingga system yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.

  1. 2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan(Opportunities)

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras computer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan  informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.

  1. 3. Adanya instruksi-instruksi (derivatives)

Penyusunan system yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.

Berikut ini dapat digunakan sebagai indicator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan system yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini diantaranya adalah sebagai berikut :

–          Keluhan dari langganan

–          Pengiriman barang yang sering tertunda

–          Pembayaran gaji yang terlambat

–          Laporan yang tidak tepat waktunya

–          Isi laporan yang sering salah

–          Tanggung jawab yang tidak jelas

–          Waktu kerja yang berlebihan

–          Ketidakberesan kas

–          Produktifitas tenaga kerja yang rendah

–          Banyaknya pekerja yang menganggur

–          Kegiatan yang tumpang tindih

–          Tanggapan yang lambat terhadap langganan

–          Kehilangan kesempatan kompetisi pasar

–          Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi

–          Persediaan barang yang terlalu tinggi

–          Pemesnaan kembali barang yang tidak efisien

–          Biaya Operasi yang tinggi

–          File-file yang kurang teratur

–          Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran

–          Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya persediaan barang)

–          Investasi yang tidak efisien

–          Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat

–          Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites)

–          Pekerjaan manajer yang terlalu teknis

–          Dll.

Proses pengembangan system dapat digambarkan sebagai berikut :

Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut:

–          Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) system yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.

–          Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.

–          Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.

–          Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.

–          Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.

–          Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh system.

Prinsip-prinsip Pengembangan Sistem

  • Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajeman
  • Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar
  • Semua alternative yang ada harus diinvestigasi
  • Investasi yang terbaik harus bernilai
  • Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
  • Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan system.
  • Proses pengembangan system tidak harus urut
  • Jangan takut membatalkan proyek
  • Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan system

Siklus Hidup pengembangan Sistem

Pengembangan system informasi yang berbasis computer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Proses pengembangan system melewati beberapa tahapan dari mulai system itu direncanakan sampai dengan system tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi system yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan system, maka perlu dikembangkan kembali suatu system untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan system. Siklus ini disebut dengan siklus hidup suatu system (system life cycle). Daur atau siklus hidup dari pengembangan system merupakan suatu bentuk  yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahanpan  tersebut dalam proses pengembangannya.

Dari sekian banyak siklus pengembangan system menurut beberapa penulis sejak tahun 1970 an, diambil salah satu yang akan menjadi acuan kita mengenai pengembangan system ini, yaitu menurut John Burch, Gary Grudnitski, Information Systems, Theory and Practice (new York: John Wiley & Sons) yang menuliskan tahapan pengembangan system sebagai berikut:

  1. Kebijakan dan perencanaan system (System policy and planning)
  2. Pengembangan system (system development)
    1. Analisis system (system analysis)
    2. Desain system secara umum (general system design)
    3. Penilaian system (system evaluation)
    4. Desain system terinci (detailed system design)
    5. Implementasi system (system implementation)
  1. Manajemen system dan operasi (system management and operation)

Jawaban No.2.

Ada beberapa sistem konversi ;

  1. 1. Sistem Paralel/Paralel Run

Yaitu: mengoperasikan sistem lama dan sistem baru secara bersamaan(pada suatu saat yang telah ditentukan). Setiap hasil proses dievaluasi, disambung.Apabila sistem baru telah/menjadi lebih baik dari sistem lama maka dilakukan penggantian dengan sistem yang baru.

Kelebihannya:

  • Memungkinkan pengecekan data pada sistem lama.
  • Menambah rasa aman bagi user.

Kekurangannya:

  • Penggunaan tenaga kerja menjadi dua kali untuk menangani sistem lama dan sistem baru.
  • Masalah biaya.

– Tidak mudah membandingkan kualitas hasil output sistem informasi yang baru terhadap sistem lama.

  1. 2. Konversi Langsung (Direct Conversion)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turiy. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama.

Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila :

  • Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain
  • Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai
  • Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya
  • Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem-sistem tersebut tidak berarti.

Kelebihan :

  • Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

  • Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi.
  • Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting.

3. Konversi Bertahap {Phase-In Conversion)

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari system lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. la menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

Contoh :

Aktivitas pengumpulan data baru diimplementasikan, dan mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Interface ini memungkinkan sistem lama beroperasi dengan data input baru.

Kemudian aktivitas-aktivitas akses database baru, penyimpanan, dan pemanggilan diimplementasikan. Sekali lagi, mekanisme interface dengan sistem lama dikembangkan. Segmen lain dari sistem baru tersebut di-instal sampai keseluruhan sistem diimplementasikan.

Kelebihan :

  • Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama periode waktu yang luas.

Kelemahan :

  • Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4.Konversi Pilot (Pilot Conversion)

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

Contoh :

Salah satu kantor cabang atau pabrik, misalnya bisa berfungsi sebagai kelinci percobaan atau tempat pengujian alfa atau beta berfungsi untuk tempat versi sistem baru yang bekerja. Sebelum sistem baru diimplementasikan ke seluruh organisasi, sistem pilot harus membuktikan diri di tempat pengujian tersebut. Metode konversi ini lebih sedikit berisiko dibandingkan dengan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan dengan metode paralel.

Segala kesalahan dapat dilokalisir dan dikoreksi sebelum implementasi lebih jauh dilakukan. Apabila sistem baru melibatkan prosedur baru dan perubahan yang drastis dalam hal perangkat lunaknya, metode pilot ini akan lebih cocok digunakan.

Selain berfungsi sebagai tempat pengujian (test sité), sistem pilot juga digunakan untuk melatih pemakai seluruh organisasi dalam menghadapi lingkungan “live” (hidup atau sebenarnya) sebelum system tersebut diimplementasikan di lokasi mereka sendiri.

Metode Konversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru. Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah ada {existing) harus dimodifikasi setidaknya dalam :  Format file tersebut

  • Isi file tersebut
  • Media penyimpanan dimana file ditempatkan dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek konversi tersebut secara serentak.

Ada dua metode dasar yang bisa digunakan untuk menjalankan konversi file :

  • Konversi File Total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem di atas.
  • Konversi File Gradual (sedikit demi sedikit) terutama digunakan dengan metode paralel dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Konversi File Total

Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bias dibaca komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis. Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur pengkodean baru, dan cara baru perelasian item-item data (misalnya, file-file relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu.

Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali yang digunakan selama konversi :

■ File Master

Ini adalah file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

■ File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub-sistem individual di dalam sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem informasi.

  • File Indeks

File ini berisi kunci atau alamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks baru harus diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami konversi.

  • File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi selama konversi sistem. File tabel bisa juga diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

  • File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

Konversi File Gradual

Beberapa perusahaan mengkonversi fiie-fiie data mereka secara gradual (sedikit demi sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

  1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.
  2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.
  3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.
  4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan ditambahkan ke file master baru.

Fenomena terjadi dikarenakan beberapa hal diantaranya :

•    Pengendalian yang kurang baik selama proses SDLC itu sendiri

•    Permintaan user dan tujuan pengembangan sistem tidak sejalan

•    Keterlibatan stakeholder (termasuk internal auditor) yang kurang

•    Kurangnya dukungan dari manajemen

•    Manajemen proyek yang kurang baik

•    Teknologi dan arsitektur yang digunakan tidak cocok

•    Scope variations

•    Melebihi batasan waktu yang telah disepakati

•    Melebihi anggaran yang ditetapkan

•    Kualitas sistem kurang baik

•    Kurangnya perhatian atas keamanan dan pengendalian (termasuk validasi dan audit trail) dalam sistem aplikasi

•    Kriteria kinerja tidak tercapai

•    Manajemen SDM yang kurang baik

•    Kemampuan staff yang terlibat kurang baik

•    Dokumentasi tidak dilakukan dengan baik

•    Perlindungan kontrak yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan

•    Pemilihan SDLC atau metode pengembangan sistem yang kurang sesuai

•    Kurangnya perhatian atas interdependensi dengan aplikasi atau proses lain

•    Inadequate configuration managemen

•    Insufficient Planning for data conversion/migration and cutover

•    Post cut-over distuption to business

Siklus Hidup Pengembangan Sistem dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi

Siklus hidup pengembangan sistem informasi saat ini terbagi atas enam fase, yaitu :

a. Perencanaan sistem

b. Analisis sistem

c. Perancangan sistem secara umum / konseptual

d. Evaluasi dan seleksi sistem

e. Perancangan sistem secara detail

f. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem

g. Pemeliharaan / Perawatan Sistem

a. Fase Perencanaan Sistem

Dalam fase perencanaan sistem :

  • Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang luas dan pandangan sistem informasi baru yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan pemakai informasi.
  • Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan berdasarkan prioritasnya. Proyek dengan prioritas tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
  • Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana disediakan untuk mendukung pengembangan sistem.

b. Fase Analisis Sistem

Dalam fase ini :

  • Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.
  • Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.

c. Fase Perancangan Sistem secara Umum/Konseptual

Dalam fase ini :

  • Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup Pengembangan Sistem
  • Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional
  • Persiapan untuk rancang bangun implementasi
  • Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
  • Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
  • Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan

d. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem

Akhir fase perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk keputusan investasi. Oleh sebab itu dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini nilai kualitas sistem dan biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem dinilai secara hati-hati dan diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi sistem.

e. Fase Perancangan Sistem secara Detail/Fungsional

Fase perancangan sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk perancangan secara konseptual. Pada fase ini semua komponen dirancang dan dijelaskan secara detail. Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu dan laporan-laporan yang dicetak. Semua output direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Semua input ditentukan dan format input baik untuk layar dan form-form biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan didokumentasikan. Berdasarkan perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk mengubah input menjadi output. Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan secara online atau batch.

f. Fase Implementasi Sistem dan Pemeliharaan Sistem

Pada fase ini :

  • Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
  • Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru.

Proses Pengalihan Sistem Baru

Berikut merupakan fenomena penyebab kegagalan perusahaan didalam menerapkan sistem informasi berdasarkan ketiga pihak diatas:

  • Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi dapat disebabkan karena:

  1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan
  2. pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang senantiasa berubah-ubah
  3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut.
  4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi dilakukan muncul berbagai hambatan.
  5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja
  6. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.
  7. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandang pergantian sistem.
  8. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya.
  9. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).
  10. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.
  11. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk menyesuaikan diri.
  12. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien.
  • Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada dan
  • Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.

O’Brien (2005) mengemukakan bahwa penerapan Sistem Informasi (SI) di perusahaan mencakup beberapa hal, yaitu:

(1) Investasi perangkat Hardware dan Sofware,

(2) Mengembangkan Software,

(3) Pengkonversian data,

(4) Program pelatihan bagi end-user dan

(5) Cara pengalihan SI.

Metode pengalihan (konversi) sistem menurut O’Brien (2005) terdiri dari beberapa jenis yaitu:

1.    Konversi Paralel

Metode ini dilakukan dengan menganalisa arsitektur, struktur dan sistem basis data yang ada di perusahaan. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan memiliki berbagai dokumen mengenai data-data yang terkait dengan analisis tersebut. Tujuan dari analisis ini adalah untuk memberikan gambaran mengenai tingkat integritas data, pemindahan data dilakukan secara terpadu.

2.    Konversi Bertahap (phased)

Metode ini dilakukan dengan mengasumsikan metode yang telah terbukti berhasil sebelumnya. Biasanya, seorang konsultan mengetahui berbagai metode yang ada. Oleh karena itu, manajemen perusahaan dapat bekerja sama dengan konsultan untuk menerapkan SI secara bertahap.

3.    Konversi Percontohan (pilot)

Metode ini dilakukan dengan mempelajari kesuksesan dan kegagalan dari perusahaan lain yang melakukan pengalihan sistem. Misalnya saja dengan melakukan kunjungan ke perusahaan yang bersangkutan dan sharing tentang berbagai pengalaman. Dengan metode ini, diharapkan perusahaan dapat belajar dari kesalahan perusahaan lain dan mengevaluasinya perbaikannya. Namun, biasanya, banyak perusahaan yang tidak ingin rahasia perusahaannya diketahui oleh perusahaan lain. Oleh karena itu, proses pembelajaran juga dapat dilakukan dengan mencari beberapa referensi, baik di internet maupun di buku.

4.    Konversi Langsung

Metode ini dilakukan dengan membandingkan kedua sistem, yaitu sistem lama dan sistem baru, serta melakukan analisis terhadap resiko yang ditimbulkannya. Jika sistem lama berbeda jauh dengan sistem baru yang akan diterapkan, maka biasanya sistem baru akan sulit untuk diterapkan. Umumnya, metode ini digunakan untuk perusahaan kecil dengan sistem yang sederhana

Strategi Kesuksesan Pengalihan Sistem Informasi

Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan.

  1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya.
  2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan.
  3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap.  Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI.
    1. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user.
    2. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah.
    3. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya.
    4. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil.
    5. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan Sistem Informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan Sistem Informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun.

Fenomena bahwa pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat fatal, tarjadi karena :

  • Sistem Teknologi Informasinya telah terpasang, tetapi perubahan tidak terjadi karena prosesnya berubah sedikit, organisasinya tidak menyesuaikan sehingga mengkanibalkan Teknologi Informasi atau strateginya tidak terdukung sehingga mengoverrule sistemnya.
  • Karena proyek pengalihan Sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.
  • Tidak terjalin komunikasi yang baik antara vendor atau konsultan TI dengan perusahaan sebagai pengguna TI sehingga TI yang diterapkan di perusahaan  itu tidak berguna sama sekali karena tidak mendukung apa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
  • Karena investasi pada TI sudah dilakukan tetapi investasi pada sumber daya manusianya belum dijalankan sehingga sumber daya manusia yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki.
  • Karena pengalihan sistem informasinya kerap kali hanya mengikuti perkembangan teknologi dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap behutuhan bisnis.
  • Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.
  • Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja), kultural (perilaku, mind set, komitment) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK, sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Agar kesalahan ini tidak terjadi, maka yang perlu dilakukan :

  • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.
  • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi  apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.
  • Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :
  1. menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka.
  2. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.
  3. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.
  4. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka.

Jawaban No. 3 :

Urgensi dari maintainability dalam sofware adalah dikarenakan beberapa hal, yaitu:

–          Perubahan karena software error ( Corective Maintenance )

–          Perubahan karena software disesuaikan / diadaptasi dengan lingkungan external, misalnya munculnya CPU baru, sistem operasi baru ( Adaptive Maintenance )

–          Perubahan software yang disebabkan customer / user meminta fungsi tambahan, misalnya fungsi grafik, fungsi matematik, dll ( Perfective Maintenance )

Software akan mengalami perubahan setelah disampaikan kepada pelanggan (perkecualian yang mungkin adalah software yang dilekatkan). Software harus disesuaikan untuk mengakomodasi perubahan – perubahan di dalam lingkungan eksternalnya (contohnya perubahan yang dibutuhkan sebagai akibat dari perangkat peripheral atau sistem operasi yang baru), atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional atau unjuk kerja. Pemeliharaan software mengaplikasikan lagi setiap fase program sebelumnya dan tidak membuat yang baru lagi. Sehingga apabila suatu software tidak dipelihara secara berkala maka software tersebut tidak dapat mengadaptasi perubahan-perubahan yang terjadi sehingga kemampuannya menjadi menurun.

Jawaban No 4

Implementasi sistem informasi yang ada dalam organisasi bisnis dimulai dari yang palingsederhana sampai yang paling kompleks, yangberbasis enterprise. Implementasi sistem informasiyang berbasis enterprise ini seringkali disebutsebagai Enterprise Resource Planning (ERP). Akronim dari ERP ini memang jika dilihat tidak menggambarkan makna yang sebenarnya, yakni resource dan planning, hanya kata enterprise yangsangat mewakili konsep dari ERP. Seperti yang apatelah kita ketahui, pengambilan keputusanstrategismemerlukan data aktual internal perusahaan yangbisa di peroleh dengan cepat, tepat dan efisien.Kondisi ini didapatkan dengan mengadopsiteknologi yang dapat mengintegrasikan bagian bagian pada perusahaan. Aplikasi ERPmemungkinkan terjadinya integrasi data dalamkeseluruhan organisasi bisnis, sehingga dapatmenghasilkan informasi yang lebih relevan untukmengambil keputusan. Keuntungan pendekatan enterprise akan memudahkan pengambilan keputusan yang lebihrelevan. Mengapa dapat dikatakan lebih relevan? Hal ini dikarenakan ERP memampukan user (pihak manajemen maupun owner) untuk melihat keadaanorganisasi secara keseluruhan lalu berdasarkanpengamatan secara keseluruhan dan berdasarkan ituoleh pihak manajemen atau pemilik.

Seperti Gbr.1 berikut yang menggambarkan Flow process Pendekatan  ERP akan lebih terintegrasi dan tidak sepotong-sepotong, sehingga hasilnya akan lebih efisien dalam proses bisnis dan pengambilan keputusan.

Gbr.1

Berbeda halnya dengan sistem tradisional, lebih pengolahan data informasi lebih tersekat-sekat dan membutuhkan alur yang sangat panjang, karena masing-masing departemen mengolah sendiri-sendiri sehingga waktu sangat lama dan butuh effort yang besar dalam menjalankan prosesnya, seperti Gbr 2 berikut ;

Gbr.2

Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi perusahaan.

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

  1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
  2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
  3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
  4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
  5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

  1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.
  2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
  3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Sistem ERP yang ada pada saat ini kebanyakan menggunakan sistem arsitektur 3-tier atau lebih yang terdiri dari

1.    Presentation Layer

Presentation layer merupakan sarana bagi pengguna untuk menggunakan sistem ERP. Presentantaion layer dapat berupa sebuah aplikasi (sistem berbasis desktop) atau sebuah web browser (sistem berbasis web) yang memiliki graphical user interface (GUI). Pengguna dapat menggunakan fungsi-fungsi sistem dari sini, seperti menambah dan menampilkan data.

2.    Application layer

Lapisan ini berupa server yang memberikan layanan kepada pengguna. Server merupakan pusat business rule, logika fungsi, yang bertanggung jawab menerima, mengirim dan mengolah data dari dan ke server database.

3.    Database layer

Berisi server database yang menyimpan semua data dari sistem ERP. Database layer bertanggung jawab terhadap manajemen transaksi data.

Implementasi ERP dalam dunia bisnis (Best Practice dan Business Process Reengineering) :

Dalam praktiknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap best practie, yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari Sistem ERP, maka industri yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process (proses umum terbaik) yang berlaku. Akan tetapi, permasalahan mulai timbul bagi industri di Indonesia. Sebagai contoh, adalah permasalahan bagaimana merubah proses bisnis perusahaan sehingga sesuai dengan proses kerja yang dihendaki oleh Sistem ERP, atau merubah Sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia (SDM), karena banyak perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya, contohnya SAP.  Proses penyesuaian ini, dikenal juga sebagai proses Implementasi. Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses bisnis yang cukup mendasar, maka perusahaan harus melakukan Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu berbulan bulan.

Ironisnya, tidak sedikit perusahaan di Indonesia yang melakukan Business Process Reengineering (BPR) tidak hanya pada modul SDM pada paket ERP saja, namun perusahaan tersebut justru melakukan penyesuaian pada modul lain diluar modul SDM, seperti purchasing, hal ini merupakan penerapan ERP di Indonesia yang sangat disayangkan. Sebab, dengan melakukan Business Process Reengineering pada modul lain selain modul SDM, sama saja dengan membeli paket ERP kosong, karena salah satu faktor yang menentukan keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah karena proses bisnis yang telah terintegrasi didalam paket ERP merupakan proses bisnis best practice yang telah teruji reabilitasnya.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.